Asiakirjajulkisuuskuvaus

Tiedonhallintayksikön on julkisuusperiaatteen toteuttamista varten ylläpidettävä kuvausta tietovarannoistaan.

1. Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja käyttötarkoitus

Tiedonhallintayksikön on julkisuusperiaatteen toteuttamista varten ylläpidettävä kuvausta tietovarannoistaan. Hollolan kunta on tiedonhallintalaissa (906/2019) tarkoitettu tiedonhallintayksikkö. Asiakirjajulkisuuskuvauksen avulla kansalaiset voivat yksilöidä entistä paremmin tietopyyntönsä. Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten Hollolan kunnan asiarekisterit sekä palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet. Asiakirjajulkisuuskuvaus sisältää ohjeistuksen siitä, miten tietoja voidaan pyytää.

2. Hollolan kunnan asiarekisteri ja tiedonhallinta

Asiarekisteriin kuuluvia tietoja sisältyy Hollolan kunnan tiedonhallintajärjestelmään, operatiivisiin tietojärjestelmiin sekä paperiaineistoon. Asiarekisteri on rekisteri vireille pannuista asioista, näiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista.

3. Hollolan kunnan tietovarannot

Tietovarannolla tarkoitetaan Hollolan kunnalle kuuluvien tehtävien hoidossa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti. Hollolan kunnan tietovarannot koostuvat myös fyysisistä tietovarannoista eli arkistoista.

4. Tietovarantojen nimikkeet ja käyttötarkoitukset

Konsernipalvelujen palvelualue:

Hallinnon tietovaranto: Hallinnon tehtävien hoitamiseen liittyvä asiankäsittely.
Henkilöstöhallinnon tietovaranto: Henkilöstön palkkaaminen ja palvelussuhteen aikainen asiankäsittely
Taloushallinnon tietovaranto: Taloushallintoon liittyvä asiankäsittely
Tietohallinnon tietovaranto: Tietohallintoon liittyvä asiankäsittely

Elinvoiman palvelualue:

Maankäytön tietovaranto: Maankäyttöön ja kaavoitukseen liittyvä asiankäsittely
Rakentamisen tietovaranto: Rakentamiseen liittyvä asiankäsittely
Rakennusvalvonnan tietovaranto: Rakennusvalvontaan liittyvä asiankäsittely
Ympäristönsuojelun tietovaranto: Ympäristöasioihin liittyvä asiankäsittely
Vesihuollon tietovaranto: Vesihuoltoon liittyvä asiankäsittely
Elinkeinotoiminnan tietovaranto: Elinkeinotoimintaan liittyvä asiankäsittely
Työllisyystoiminnan tietovaranto: Työllisyyden hoitamiseen liittyvä asiankäsittely
Tilojen hallinnon tietovaranto: Kiinteistöihin ja asumiseen liittyvä asiankäsittely

Hyvinvoinnin palvelualue:

Varhaiskasvatuksen tietovaranto: Varhaiskasvatukseen liittyvä asiankäsittely
Opetuksen tietovaranto: Perusopetukseen liittyvä asiankäsittely
Kulttuurin tietovaranto: Kulttuuritarjontaan liittyvä asiankäsittely
Kirjaston tietovaranto: Kirjastopalveluihin liittyvä asiankäsittely
Liikunnan tietovaranto: Liikuntapalveluihin liittyvä asiankäsittely
Nuorison tietovaranto: Nuorisoasioihin liittyvä asiankäsittely

Sosiaali- ja terveydenhuollon tietovarannot:

Hollolan kunnan sosiaali- ja terveyspalveluiden järjestämisvastuu on siirtynyt 1.1.2017 alkaen Päijät-Hämeen hyvinvointiyhtymälle. Kuntayhtymä vastaa hallinnassaan olevien asiakirjojen luovuttamisesta, joten sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietoja koskevat tietopyynnöt tulee osoittaa yhtymälle.

5. Tietopalvelu ja tietopyynnöt

Jokaisella on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta.

Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyyntö tulee yksilöidä siten, että siitä käy ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko kannattaa aina ilmoittaa, jos se on tiedossa. Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti kirjallisesti esimerkiksi sähköpostitse tai esittää puhelimitse.

Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Asiakirjan pyytäjältä voidaan pyytää myös lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi. Salassa pidettäviä asiakirjoja koskeva tietopyyntö pyydetään tekemään kirjallisesti, jonka tulee sisältää tietojen pyytäjän omakätinen allekirjoitus.

Tietopyyntöjen käsittelyn aikarajat

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Asiakirjan mukaan kunta voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko sähköisinä, paperisina tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä. Paperitulosteista peritään maksu. Lisäksi erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antamisesta peritään kiinteä perusmaksu, joka porrastetaan tiedonhaun vaativuuden mukaan.

Hakutekijät, joilla asiakirjoja on mahdollista pyytää

Tietopyynnöissä voidaan käyttää hakutekijöinä esimerkiksi henkilön nimeä, henkilötunnusta, kiinteistötunnusta tai asianumeroa.

Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla

Tietoaineistot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla.

Yhteystiedot tiedonsaantia koskevan pyynnön esittämiseksi

Tietopyynnöt toimitetaan kunnan kirjaamoon sähköisesti kirjaamo(a)hollola.fi tai kirjallisesti osoitteeseen Hollolan kunta, PL 66 / Virastotie 3, 15870 Hollola. Asiakirjamaksuista löytyy verkkosivuilta https://www.hollola.fi/maksut-ja-taksat.

 

Yhteystiedot:

Aineisto ja tietopalvelu - tietopyynnöt

Virastotie 3 15870 Hollola

Aukioloajat
Yhteydenotot puhelimella tai sähköpostilla. Tapaamiset vain ennakkovarauksella.
maanantai-torstai 09:00 - 16:00

Juhlapyhien aattona ja aatonaattona perjantain palveluaika
perjantai 09:00 - 15:00

Meira Salila
044 780 1408
tietopalvelusihteeri

Kirjaamon palvelupiste

Virastotie 3 15870 Hollola

Aukioloajat
Yhteydenotot puhelimella tai sähköpostilla alla olevina palveluaikoina
maanantai-torstai 09:00 - 16:00

Juhlapyhien aattona ja aatonaattona perjantain palveluaika
perjantai 09:00 - 15:00

044 780 1364
Paikallis- tai matkapuhelumaksu
kirjaamo(a)hollola.fi

Virpi Hurri
044 780 1427
toimistosihteeri

Iina Tuukkala
044 780 1430
toimistosihteeri

Pirkko Ikonen
044 780 1364
toimistosihteeri