Tilojen käyttösäännöt ja jakoperusteet

Vuorojen jakoperusteet

Hollolan kunta vuokraa eri tiloja harrastus- ja vapaa-ajan toimintaan.

Vuorot jaetaan seuraavassa järjestyksessä:

1. Kunnan oma toiminta, sisältäen muun muassa koulujen liikuntatoiminta, vapaa-aikapalveluiden omat ohjausryhmät mukaan lukien erityisryhmät ja Wellamo-opiston ohjausryhmät
2. Hollolalaiset rekisteröityneet seurat, yhdistykset ja yhteisöt
3. Kaikki muut ryhmät sekä yksityishenkilöt

Lisäksi vuoropäätöksiin vaikuttavat seuraavat eri tekijät:

• tilan tarkoituksenmukaisuus lajille, ryhmän koolle ja osallistujien iälle
• järjestäjän ja osallistujien paikallisuus
• hakijoiden junioritoiminnan ja harrastus- sekä kilpailutoiminnan laajuus

Hollolan kunta velvoittaa seuroja, yhdistyksiä ja yhteisöjä kohdistamaan vuorot siten, että lasten ja nuorten (alle 18-vuotiaiden) harjoitusvuorot sijoitetaan ensisijaisesti ennen klo 21.00 päättyville vuoroille.

Käyttövuorojen hakeminen ja hakuajat

Tilojen käyttövuorohakemuksen voit tehdä sähköisellä Timmi -tilavarausjärjestelmällä, josta näkee Hollolan kunnan vuokrattavat tilat, lukuun ottamatta kunnanviraston kokoushuoneita, joita voit varata asiointipiste Piipahluksesta.

Varauskalenteria voit selailla kirjautumatta, mutta käyttövuoron hakeminen edellyttää asiakkaaksi rekisteröitymistä. Tee rekisteröityminen omilla henkilötiedoilla varaavan tahon eli yhdistyksen, yrityksen, yksityishenkilön tai muun käyttäjän edustajana. Henkilökohtaiset käyttäjätunnukset lähetetään rekisteröitymiskäsittelyn jälkeen ilmoittamaasi sähköpostiosoitteeseen. Tietoturvan vuoksi tunnuksia ei saa luovuttaa muille. Kun olet saanut hyväksytyn päätöksen tai varausvahvistuksen sähköpostitse, voit aloittaa varaamisen.

Hollolan kunnan tilojen vakiovuoroja voit hakea keväisin. Julkaisemme siitä tiedon Hollolan Sanomissa sekä kunnan kotisivuilla. Käyttövuorohakemuksen Timmi-tilanvarausohjelmaan on oltava tehty hakuajan loppuun mennessä. Myöhästyneitä hakemuksia emme ota huomioon. Teemme päätökset vakiovuoroista vuosittain kesäkuun loppuun mennessä. Vapaaksi jääneitä vuoroja voit hakea suoraan Timmi tilavarauksen kautta koko kauden.

Tapahtuman järjestäjä vastaa aina tilaisuuteen tarvittavien viranomaisilmoitusten sekä lupien hakemisesta. Käyttäjät ovat itse vastuussa henkilökohtaisista tavaroistaan eikä kunta korvaa varastettuja tai vahingoittuneita tavaroita.

Yksittäisten vuorojen haku

Yksittäisiä vuoroja voit hakea Timmi -tilavarausjärjestelmän kautta. Vuoron myöntämisestä tai hylkäämisestä ilmoitamme sähköpostitse.

Avain pitää hakea etukäteen Hollolan Asiointipiste Piipahluksesta, Nuottikuja 2.

Käyttövuoron peruminen ja perumisaika

Käyttövuoro tai -varaus tulee perua viimeistään 14 vrk ennen vuoroa asiointipiste Piipahlukseen. Muussa tapauksessa laskutamme vuoron normaalin taksan mukaisesti.  

Vuoron myöntäjä voi perua vuoron joko määräajaksi tai kokonaan, jos

• tilan käyttäjä on toiminut ohjeiden vastaisesti
• toiminta poikkeaa myönnetystä käyttötarkoituksesta
• käyttäjä on jättänyt maksamatta laskutettuja käyttömaksuja
• käyttäjä on aiheuttanut haittaa kiinteistön varsinaiselle toiminnalle, omaisuudelle tai henkilöille

Käyttövuoromaksut

Tilojen käyttämisestä laskutamme käyttövuoromaksun voimassa olevan hinnaston mukaan. Hollolan kunnan tilojen osalta noudatamme hyvinvointivaliokunnan ja elinvoimavaliokunnan vahvistamia käyttömaksuja. Tilan käytöstä aiheutuvat ylimääräiset kulut (esim. kiinteistöhoitajan palvelut) eivät sisälly käyttövuoromaksuun, vaan niistä laskutamme erikseen. Koulun keittiötä vuokrattaessa vuokraajan on varattava myös yksi keittiöhenkilökuntaan kuuluva, joka opastaa laitteiden käytössä. Lisäksi vuokraajan on nimettävä keittiön vastuuhenkilö ja noudatettava ruokapalvelun omavalvontasuunnitelmaa (erillinen ohje saatavilla aluekeittiön esimieheltä).

Tilavuokrien hintoja voit katsoa Hollolan kunnan nettisivuilta Maksut ja taksat. Hintoihin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero.

Toimintakausi

Vapaa-aikapalvelut määrittelee vuosittain toimintakauden. Tilojen käyttöä saatetaan rajoittaa esimerkiksi pyhien ajaksi, vuoden- ja kauden lopussa, sekä kesäaikaan. Rajoitukset näkyvät Timmi -tilavarausjärjestelmässä. Kunnan oma toiminta menee iltakäyttäjien edelle, joten esimerkiksi joulu- ja kevätjuhlat, sekä oppilaille järjestettävät discot voivat peruuttaa satunnaisesti iltakäytön. Tästä tiedotamme jokaista käyttäjäryhmää.

Käyttäjäryhmän vastuuhenkilö

Jokaisella varatulla vuorolla on oltava vastuuhenkilö, joka huolehtii:

• että tilaa käytetään ainoastaan myönnettyyn tarkoitukseen
• että toiminnassa noudatetaan annettuja ohjeita
• vastaa järjestyksen säilymisestä ja ryhmän käyttäytymisestä
• vastaa, että ovet pidetään suljettuina vuoron ajan ja siitä, että ryhmän mukana ei tule sellaisia henkilöitä, jotka eivät kuulu osanottajiin
• että käytössä on vain se tila, kalusto ja välineet, joihin on saatu lupa
• että tiloissa ei tupakoida tai käytetä päihteitä, eikä niihin tuoda päihteitä
• että varatun vuoron käyttöaikaa noudatetaan ja kukaan ei jää tilaan vuoron loputtua
• että kalusteet ovat samassa järjestyksessä kuin käytön alkaessa ja välineet palautetaan niille varattuihin säilytyspaikkoihin, ellei ole sovittu toisin
• että käyttövuoron jälkeen tilat jäävät moitteettomaan kuntoon
• että tilasta sammutetaan valot ja tarkistaa tilojen kunnon sekä lukituksen
• ilmoittaa välittömästi kiinteistönhoitajalle, jos kunnan omaisuutta on vahingoitettu tai muuta vahinkoa on aiheutunut
• huolehtii käyttövuoron perumisesta, jos sitä ei tarvita
• että yhdistyksen tai seuran laskutusosoitteen muuttuessa, siitä ilmoitetaan kuntaan välittömästi

Päihteet ja omaisuusvahingot

Tupakointi, alkoholin ja muiden päihdyttävien aineiden käyttö on kielletty kaikissa kunnan vuokraamissa tiloissa ja niiden piha-alueilla. Jos kiinteistölle tai sen välineille tai muulle omaisuudelle aiheutetaan vahinkoa, aiheutuneet kulut peritään vahingon aiheuttajalta vahingonkorvauslain mukaisesti.

Avaimet

Iltakäyttöovet ovat kunnan oman toiminnan päätyttyä aina lukossa.

• Avaimia annetaan käyttäjäryhmän vastuuhenkilöille.
• Avain kuitataan henkilökohtaisesti ja kuittaaja vastaa avaimensa hallinasta.
• Avainta ei saa lainata eteenpäin, vastuu avaimen käytöstä on aina sen kuittaajalla.
• Liikunnan iltakäyttöryhmät voivat mennä varaamilleen vuoroille 10 min ennen varatun vuoron alkua. Tiloista tulee poistua peseytymisen jälkeen.
• Tilojen käyttö ilman varattua vuoroa on kielletty, avaimen kuitannut henkilö vastaa avaimensa luvattomasta käytöstä.
• Iltakäyttöovia ei saa teljetä auki, siitä lähtee hälytys ja hälytyksestä aiheutuneet kulut peritään ko. vuoron käyttäjältä.
• Hävinneestä ja/tai palauttamattomasta avaimesta kunta veloittaa 50 euroa.